Publié 21 janvier 2016 par La Cité dans Administration, Administration des affaires - gestion, Entrepreneurship, Équipement, Gestion, Internet, Les innovateurs, Vente et représentation 2973

Les mauvais usages du courriel

Le courrier électronique ou courriel devient de plus en plus un moyen de communication utilisé entre les employés, entre les entreprises et entre les individus. Il y a certaines communications qu’il vaut mieux éviter.

N’envoyez pas de courriel confidentiel. Le courriel est l’un des moyens de communication, avec le télécopieur, le moins confidentiel qui soit. Les « cracks » en informatique peuvent lire le courrier des autres individus à partir de certains renseignements de base.
N’annoncez pas de mauvaise nouvelle. Un courriel ne communique pas le ton de la voix ni la forme d’un message. Il est un moyen de communication trop froid pour annoncer une mauvaise nouvelle. Allez rencontrer la personne touchée par cette décision.
Ne défiez aucune idée par courriel. Faire des critiques par courriel est difficile puisqu’elles peuvent être interprétées de différentes façons par la personne qui les reçoit. Il en va de même pour les critiques qui se veulent constructives. Déplacez-vous et faites-les en personne.
N’envoyez pas inutilement de copies conformes à une tierce personne. L’utilisation trop fréquente et inutile des copies conformes embêtera vos collaborateurs et ils vous considéreront comme un « producteur de messages pour la corbeille ».
N’écrivez pas de longs messages. Le courrier électronique est un mode de transmission qui préfère de loin les messages brefs. Si vous avez un long message à livrer à quelqu’un, faites-le par une note sur papier.
N’utilisez pas le courriel pour éviter un contact humain. La plupart des entreprises sont construites sur des rapports humains et elles le demeureront encore très longtemps. La négligence de cet aspect causera votre perte au profit des compétiteurs qui aiment encore « parler au monde ».
Soyez attentif aux habitudes de vos interlocuteurs lorsque vous écrivez un courriel destiné à une autre compagnie. Évitez les jargons et les abréviations avec lesquels vos collègues de travail sont habitués. Si vous ne connaissez pas bien votre interlocuteur, utilisez un style neutre et habituel dans le courriel.