Publié 10 octobre 2014 par La Cité dans Campus, Divers, Éco Cité, La Cité, Planification 2214

Comment organiser et tenir un rassemblement écoresponsable

Qu’est-ce que ça veut dire « organiser et tenir un rassemblement événement écoresponsable »?

Nous participons aux objectifs de développement durable de La Cité lorsque nous organisons des rencontres et des événements qui minimisent leur impact environnemental et optimisent leur impact social, culturel et économique. Ainsi, il est préférable de planifier en amont pour assurer de réduire les déchets en aval, de favoriser la réutilisation et le recyclage, de limiter la consommation de papier, de s’approvisionner de façon responsable et d’éviter le gaspillage de nourriture. Il s’agira ensuite de bien communiquer nos intentions et d’agir en conséquence lors de l’événement.

Pourquoi organiser une activité, une réunion ou un événement de façon écoresponsable?

L’organisation d’une rencontre écoresponsable est une façon de participer aux objectifs de développement durable de La Cité
La conservation de l’énergie et la réduction des déchets (en amont et en aval) peut engendrer des économies pour le collège.
C’est une occasion de sensibiliser toutes les parties prenantes (e.g. les participants, les fournisseurs) aux options qui existent.
La tenue d’activités responsables contribue positivement à l’image que projette La Cité.
Les gens sont de plus en plus exigeants quant au comportement des organisations face aux défis de développement durable.
La tenue d’activités écoresponsables peut agir comme levier pour d’autres initiatives en ce sens à La Cité.
Les gens retirent souvent une certaine fierté de contribuer à des événements écoresponsables car ils sentent qu’ils ont un impact positif et concret sur leur environnement.

Comment faire?

1. Prenez l’engagement : Décidez au départ si vous voulez que votre rassemblement soit écoresponsable. Ce n’est pas une compétition et personne ne vous jugera. Il s’agit simplement de prendre un premier pas.

2. Partagez votre engagement : Informez les Ressources physiques que vous souhaitez que votre événement ou activité soit écoresponsable. Vous pouvez également télécharger et remplir le formulaire pour les aménagements sur le portail des employés. Laissez savoir aux invités ou participants et à vos fournisseurs que vous vous engagez à réduire l’empreinte environnementale liée à l’événement et à optimiser l’impact social, culturel et économique. Vous pourriez même inclure cet engagement dans vos correspondances ou matériel promotionnel. Par exemple, « Nous nous engageons à prendre des actions concrètes pour réduire l’impact environnemental de notre rencontre/conférence/événement/activité et optimiser l’impact social, culturel et économique en réduisant nos déchets et en prenant des décisions responsables ».

3. Pratiquez les 3R: Le mot d’ordre en partant : réduire, réutiliser et recycler.Changeons nos attitudes et habitudes et avant d’acheter un bien pour notre événement, posons-nous ces questions :

– Est-ce la meilleure décision en fonction de mon objectif environnemental?
– Comment est-ce que je prévois disposer du bien quand j’aurai terminé de m’en servir ou à sa fin de vie ?
– Sera-t-il réutilisable ou recyclable?
– Est-ce qu’il serait possible de louer ou d’emprunter ce bien ou encore de trouver une autre option?

4. Éliminez le papier (autant que possible!) : Oubliez les invitation sur papier – utiliser la voie électronique. Évitez de distribuer trop de documents. Pouvez-vous, par exemple, projeter les documents à l’aide d’un projecteur ou d’un tableau blanc intéractif? Pouvez-vous envoyer les documents par courriel après la rencontre? Pouvez-vous imprimer les documents que pour ceux qui le demandent spécifiquement? Pour les impressions inévitables, assurez-vous d’utiliser les deux côtés de la feuille et n’imprimez que le nombre de copies nécessaire.

5. Insistez pour de la vaisselle réutilisable : C’est une des façons les plus visibles de faire preuve de responsabilité environnementale et de réduire les déchets. Cela inclut les assiettes, les verres, les tasses et la coutellerie. Pour certains événements, les serviettes de coton sont une option écoresponsable viable. Dans le cadre des réunions, le lait et la crème pour le café devrait être servis dans des contenants réutilisables. Les petits contenants individuels à usage unique devraient être évités à tout prix (e.g. les mini récipients de beurre, lait, crème, etc.)

6. Offrez les options de recyclage (et de compostage) : N’oubliez pas de mettre en évidence les bacs de recyclage et assurez-vous qu’ils soient bien identifiés. Vous pourrez même rappeler à vos invités/participants quels items sont recyclables et dans quels bacs les déposer. Les Ressources physiques offrent maintenant un centre de tri mobile que vous pouvez réserver! Pour une somme très modique, vous pourriez même offrir l’option de composter les matières organiques.

7. Pensez au transport : Encouragez vos invités/participants à faire du co-voiturage et si possible, facilitez-leur la tâche en désignant des personnes responsables qui peuvent coordonner les efforts.

8. Assurez la promotion « verte » de l’événement : Limitez la signalisation autant que possible. Utilisez des matériaux recyclables pour la signalisation qui est nécessaire. Encore mieux, créez votre signalisation de manière à ce qu’elle puisse resservir (e.g. n’imprimez pas la date). Travaillez avec votre imprimeur pour utiliser des pratiques d’impression écoresponsables. Par exemple, le papier recyclé certifié FSC (Forest Standard Council), l’encre végétale, les procédés sans chlore et sans acide, l’utilisation minimale d’énergie.

9. Parlez à vos fournisseurs : En plus de parler à l’imprimeur, il faut aussi discuter de votre objectif environnemental avec votre traiteur. Évitez les portions individuelles (le sucre, le lait, la crème, le beurre, etc.), demandez des pots d’eau et de jus afin d’éliminer d’emblée les bouteilles jetables.

10. Songez à l’impact du menu : Demandez à votre traiteur d’utiliser le plus possible des produits de saisons et/ou locaux et n’oubliez pas l’option végétarienne. Demandez du café équitable. Assurez-vous que les portions reflètent le nombre réel de participants pour éviter le gaspillage. Planifiez à l’avance ce que vous ferez avec les portions qui restent. Par exemple, encouragez les invités à se servir en partant, partagez les restants avec vos collègues, ou encore mieux acheminez-les à une soupe populaire. De nombreux traiteurs ont déjà des ententes en ce sens.

11. Choisissez des cadeaux éco-responsables : Si les cadeaux sont de mise, mieux vaut oublier les cadeaux « gadgets » qui vont tout probablement aboutir dans un site d’enfouissement. Si l’élément « cadeau » est indispensable, il existe de nombreuses options de cadeaux éco-responsables. Par exemple, des sacs confectionnés à partir d’items recyclés, des clés de mémoire, des stylos biodégradables, de jeunes plants d’arbres, des bulbes de tulipes, etc.

12. Pensez « énergie » : Éteignez les lumières et les ordis lorsque la pièce est vide.

13. Et surtout, communiquez et célébrez : N’oubliez pas que la communication est le nerf de la guerre! Assurez-vous que tous soient interpellés de façon à contribuer aux efforts. Par exemple, avant l’événement, s’il y a lieu, encouragez vos invités à apporter leurs tasses et leur bouteille réutilisable.

Pendant l’événement, rappelez-leur de bien recycler et de penser « réduction d’énergie ». Après l’événement, faites un suivi avec tout le monde – y compris vos fournisseurs. (Remerciez-les pour leur contribution; confirmez que les restants de nourriture ont été distribués, dans la mesure du possible, etc.)

Prenez des photos et rédigez une courte capsule d’information pour La Voix ou suggérez une entrée de blogue au service du marketing.

C’est de cette façon que nous pourrons nous améliorer collectivement.

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